○芦北町職員の健康情報等の取扱規程

令和元年12月1日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、業務上知り得た芦北町職員の心身の状態に関する情報(以下「健康情報等」という。)を適切かつ有効に取り扱うため、必要な事項を定めるものとする。

(健康情報等)

第2条 健康情報等は別表第1のとおりとする。

2 健康確保措置の実施又は安全配慮義務の履行のために本取扱規程にのっとり、適切に取り扱う。

3 健康情報等を取り扱う者は、あらかじめ当該健康情報等を取り扱われる本人(以下「本人」という。)の同意を得ることなく、前項で定めた利用目的の達成に必要な範囲を越えて、健康情報等を取り扱ってはならない。ただし、芦北町個人情報保護条例(平成17年芦北町条例第188号。以下「条例」という。)第8条の各号に該当する場合を除く。

(健康情報等の取扱い)

第3条 この規程において「健康情報等の取扱い」とは、健康情報等に係る収集から保管、使用(第三者提供を含む。)、加工、消去までの一連の措置を指し、別表第2のとおりとする。

(健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲)

第4条 健康情報等を取り扱う者は、別表第3のとおりとする。

2 健康情報等を取り扱う責任者(以下「責任者」という。)は、芦北町職員安全衛生管理規程(平成17年芦北町訓令第16号)に規定する総括安全衛生管理者とする。

3 健康情報等を取り扱う者とその権限、取り扱う健康情報等の範囲は、別表第4のとおりとする。

4 別表第3に定めた権限を越えて健康情報等を取り扱う場合は、責任者の承認を得るとともに、本人の同意を得ることとする。

5 健康情報等を取り扱う者は、職務を通じて知り得た職員の健康情報等を他人に漏らしてはならない。

(健康情報等の通知及び本人の同意取得方法)

第5条 健康情報等を取り扱う場合には、あらかじめその利用目的、取扱方法を本人に通知又は公表する。公表していない場合であって情報を取得した場合には、速やかにその利用目的等を本人に通知する。

2 健康情報等の分類に応じた本人の同意取得について、別表第5のとおり定める。

3 要配慮個人情報については、取得することはできない。ただし、条例第7条第4項各号に該当する場合はこの限りでない。

(健康情報等の適正管理の方法)

第6条 利用目的の達成に必要な範囲において、健康情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努める。

2 健康情報等の漏えい、滅失、改ざん等を防止するため、次の各号に掲げる組織的、人的、物理的及び技術的な方法を用いて、適切な措置を講ずるものとする。

(1) 責任者は、健康情報等があらかじめ定めた方法に従って取り扱われていることを確認する。

(2) 第4条第1項に定められた者以外は原則、健康情報等を取り扱ってはならない。

(3) 健康情報等を含む文書(磁気媒体を含む。)については、施錠できる場所への保管、記録機能を持つ媒体の持ち込み、持ち出し制限等により情報の盗難、紛失等の防止の措置を講ずる。

(4) 健康情報等のうち、体系化され、検索可能な個人データに当たるものを扱う情報システムに関して、アクセス制限、アクセス記録の保存、パスワード管理、外部からの不正アクセスの防止等により、情報漏えい等の防止の措置を講ずる。

3 健康情報等は、法令又は例規等に定める保存期間に従い保管し、利用目的を達した場合は、速やかに廃棄又は消去するよう努めるものとする。

4 情報の漏えい等が生じた場合には、速やかに第4条第2項に定められた責任者へ報告を行うものとし、また、職場内部において報告及び被害の拡大防止、事実関係の調査及び原因の究明、影響範囲の特定、再発防止策の検討及び実施、影響を受ける可能性のある本人への連絡等並びに事実関係及び再発防止策の公表等の必要な措置を講ずるものとする。

5 健康情報等の取扱いを委託する場合は、委託先において当該健康情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

(健康情報等の開示、訂正等の方法)

第7条 本人から、健康情報等開示・訂正等請求書(別記様式)により、当該本人が識別される健康情報等の開示請求を受けた場合、本人に対し、遅滞なく、当該健康情報等の書面の交付による方法又は請求を行った者が求める方法で開示を行い、本人が識別される情報がないときにはその旨を知らせることとする。

2 前項の規定に関わらず、開示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合や、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等には、開示請求を受けた情報の全部又は一部を開示しないことができるものとし、その場合は遅滞なく本人に対してその旨を通知し、本人に対してその理由を説明するように努める。

3 本人から健康情報等開示・訂正等請求書(別記様式)により当該本人の健康情報等について、訂正、追加、削除、使用停止(第三者への提供の停止を含む。以下「訂正等」という。)の請求を受けた場合で、その請求が適正であると認められる場合には、訂正等を行うこととし、訂正等を行った場合、又は行わなかった場合いずれの場合においても、その内容を本人へ通知する。

4 前項の場合において、利用目的から見て訂正等の必要がない場合、誤りに係る指摘が正しくない場合又は訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合には、訂正等は行わない。ただし、その場合には、遅滞なく、訂正等を行わない旨を本人に通知するものとし、本人に対して訂正等を行わない理由を説明するよう努め、評価に関する健康情報等に、評価の前提となっている事実も記載されており、それに誤りがある場合においては、その限りにおいて訂正等を行う。

(健康情報等を第三者に提供する場合の取扱い)

第8条 条例第8条に該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、健康情報等を第三者へ提供してはならない。ただし、第6条第5項に規定する委託先は第三者に該当しない。

2 健康情報等を第三者に提供する場合、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他町長が必要と認める事項に関する記録を作成しなければならない。

(第三者から健康情報等の提供を受ける場合の取扱い)

第9条 第三者から健康情報等の提供を受ける場合には、当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人)の氏名、当該第三者による当該個人データの取得の経緯その他町長が必要と認める事項に関する記録を作成しなければならない。

(庶務)

第10条 この規程に関する庶務は、総務課総務係において処理する。

(その他)

第11条 この規程に定めるもののほか、健康情報等の取扱いに関し、必要な事項は別に定める。

附 則

この訓令は、令和元年12月1日から施行する。

別表第1(第2条関係)

① 労働安全衛生法(昭和47年法律第57号。以下、「安衛法」という。)法第65条の2第1項の規定に基づき、芦北町(以下、「町」という。)が作業環境測定の結果の評価に基づいて、職員の健康を保持するため必要があると認めたときに実施した健康診断の結果

①―1 上記の健康診断の受診・未受診の情報

② 安衛法第66条の第1項から第4項までの規定に基づき町が実施した健康診断の結果並びに安衛法第66条第5項及び第66条の2の規定に基づき職員から提出された健康診断の結果

②―1 上記の健康診断を実施する際、町が追加して行う健康診断による健康診断の結果

②―2 上記の健康診断の受診・未受診の情報

③ 安衛法第66条の4の規定に基づき町が医師又は歯科医師から聴取した意見及び第66条の5第1項の規定に基づき町が講じた健康診断実施後の措置の内容

④ 安衛法第66条の7の規定に基づき町が実施した保健指導の内容

④―1 上記の保健指導の実施の有無

⑤ 安衛法第66条の8第1項(第66条の8の2第1項、第66条の8の4第1項)の規定に基づき町が実施した面接指導の結果及び同条第2項の規定に基づき職員から提出された面接指導の結果

⑤―1 上記の職員からの面接指導の申出の有無

⑥ 安衛法第66条の8第4項(第66条の8の2第2項、第66条の8の4第2項)の規定に基づき町が医師から聴取した意見及び同条第5項の規定に基づき町が講じた面接指導実施後の措置の内容

⑦ 安衛法第66条の9の規定に基づき町が実施した面接指導又は面接指導に準ずる措置の結果

⑧ 安衛法第66条の10第1項の規定に基づき町が実施した心理的な負担の程度を把握するための検査(以下「ストレスチェック」という。)の結果

⑨ 安衛法第66条の10第3項の規定に基づき町が実施した面接指導の結果

⑨―1 上記の職員からの面接指導の申出の有無

⑩ 安衛法第66条の10第5項の規定に基づき町が医師から聴取した意見及び同条第6項の規定に基づき町が講じた面接指導実施後の措置の内容

⑪ 安衛法第69条第1項の規定に基づく健康保持増進措置を通じて町が取得した健康測定の結果、健康指導の内容等

⑫ 治療と仕事の両立支援等のための医師の意見書

⑬ 通院状況等疾病管理のための情報

⑭ 健康相談の実施の有無

⑮ 健康相談の結果

⑯ 職場復帰のための面談の結果

⑰ (上記のほか)産業保健業務従事者が職員の健康管理等を通じて得た情報

⑱ 任意に職員から提供された本人の病歴、健康に関する情報

別表第2(第3条関係)

方法の種類

具体的内容

収集

健康情報等を入手すること

保管

入手した健康情報等を保管すること

使用

健康情報等を取り扱う権限を有する者が、健康情報等を(閲覧を含めて)活用すること、また第三者に提供すること

加工

収集した健康情報等の他者への提供に当たり、当該健康情報等の取扱いの目的の達成に必要な範囲内で使用されるように変換すること。(例えば、健康診断の結果等をそのまま提供するのではなく、所見の有無や検査結果を踏まえ、医師の意見として置き換えることなど。)

消去

収集、保管、使用、加工した情報を削除するなどして使えないようにすること

別表第3(第4条第1項関係)

健康情報等を取り扱う者

具体的内容

表記

ア)人事に関して直接の権限を持つ監督的地位にある者

町長、副町長、総務課長

担当ア

イ)産業保健業務従事者

産業医、衛生管理者(保健師)、衛生推進者(安全衛生推進者)

担当イ

ウ)管理監督者

本人の所属長

担当ウ

エ)人事部門の事務担当者

総務課総務係の事務担当者

担当エ

別表第4(第4条第3項関係)

健康情報等の種類

取り扱う者及びその権限

担当ア

担当イ

担当ウ

担当エ

① 安衛法第65条の2第1項の規定に基づき、町が作業環境測定の結果の評価に基づいて、従業員の健康を保持するため必要があると認めたときに実施した健康診断の結果

①―1 上記の健康診断の受診・未受診の情報

② 安衛法第66条の第1項から第4項までの規定に基づき町が実施した健康診断の結果並びに安衛法第66条第5項及び第66条の2の規定に基づき職員から提出された健康診断の結果

②―1 上記の健康診断を実施する際、町が追加して行う健康診断による健康診断の結果

②―2 上記の健康診断の受診・未受診の情報

③ 安衛法第66条の4の規定に基づき町が医師又は歯科医師から聴取した意見及び第66条の5第1項の規定に基づき町が講じた健康診断実施後の措置の内容

④ 安衛法第66条の7の規定に基づき町が実施した保健指導の内容

④―1 上記の保健指導の実施の有無

⑤ 安衛法第66条の8第1項(第66条の8の2第1項、第66条の8の4第1項)の規定に基づき町が実施した面接指導の結果及び同条第2項の規定に基づき職員から提出された面接指導の結果

⑤―1 上記の職員からの面接指導の申出の有無

⑥ 安衛法第66条の8第4項(第66条の8の2第2項、第66条の8の4第2項)の規定に基づき町が医師から聴取した意見及び同条第5項の規定に基づき町が講じた面接指導実施後の措置の内容

⑦ 安衛法第66条の9の規定に基づき町が実施した面接指導又は面接指導に準ずる措置の結果

⑧ 安衛法第66条の10第1項の規定に基づき町が実施した心理的な負担の程度を把握するための検査(以下「ストレスチェック」という。)の結果

⑨ 安衛法第66条の10第3項の規定に基づき町が実施した面接指導の結果

⑨―1 上記の職員からの面接指導の申出の有無

⑩ 安衛法第66条の10第5項の規定に基づき町が医師から聴取した意見及び同条第6項の規定に基づき町が講じた面接指導実施後の措置の内容

⑪ 安衛法第69条第1項の規定に基づく健康保持増進措置を通じて町が取得した健康測定の結果、健康指導の内容等

⑫ 治療と仕事の両立支援等のための医師の意見書

⑬ 通院状況等疾病管理のための情報

⑭ 健康相談の実施の有無

⑮ 健康相談の結果

⑯ 職場復帰のための面談の結果

⑰ (上記のほか)産業保健業務従事者が職員の健康管理等を通じて得た情報

⑱ 任意に職員から提供された本人の病歴、健康に関する情報

※◎:事業者が直接取り扱う。

※○:情報の収集、保管、使用、加工、消去を行う。

※△:情報の収集、保管、使用を行う。なお、使用に当たっては、職員に対する健康確保措置を実施するために必要な情報が的確に伝達されるよう、適切に加工した情報を取り扱う。

別表第5(第5条関係)

①法令に基づき、収集する情報

本人の同意を得ずに収集することができる。

②法令で定められていない項目について収集する情報

適切な方法により本人の同意を得ることで収集することができる。

取扱規程に定めている情報に関しては、本取扱規程が、本人に認識される合理的かつ適切な方法により周知され、本人が本取扱規程に規定されている健康情報等を本人の意思に基づき提出したことをもって、当該健康情報の取扱いに関する本人からの同意の意思が示されたものと解する。

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芦北町職員の健康情報等の取扱規程

令和元年12月1日 訓令第3号

(令和元年12月1日施行)