○芦北町文書規程

平成21年3月26日

訓令第2号

芦北町役場処務規程(平成17年芦北町訓令第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 事務処理

第1節 通則(第3条―第11条)

第2節 文書等の収受及び配布(第12条―第15条)

第3節 起案及び回議(第16条―第22条)

第4節 浄書及び発送(第23条―第31条)

第5節 文書の整理、編さん及び保存(第32条―第42条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、本庁及び出先機関における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 課 芦北町組織規則(平成17年芦北町規則第1号)第3条に規定する課をいう。

(2) 文書 本庁及び出先機関において受領し、発送し、保管し、又は保存する全ての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)

(3) 行政文書 本庁及び出先機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、本庁及び出先機関の職員が組織的に用いるものとして、当該本庁及び出先機関が管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 官報、広報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 に掲げるもののほか、一般の利用に供することを目的として管理されているもの

(4) 公文書 本庁及び出先機関において職務上作成する全ての文書をいう。

(5) 簿冊 能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適正な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互的に密接な関連を有する行政文書の集合物(単独で管理することが適当な公文書を含む。)をいう。

(6) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書管理に関する事務の処理を行うシステムをいう。

(7) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(8) 保管文書 課の事務室内のキャビネット等一定の場所に収納された文書をいう。

(9) 保存文書 文書管理システムにより保存(書庫入庫)処理され、文書庫等を原則として、事務室以外の指定された場所に収納された文書をいう。

第2章 事務処理

第1節 通則

(公文書の種類)

第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。

(2) 公示文

 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。

 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。

(3) 令達文

 訓令 町長が所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきことを指揮命令するものをいう。

 達 町長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、取消し等の処分をするものをいう。

 指令 町長が特定の個人、法人又は団体の申請、願い出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。

(4) 通達文

 通達 所属機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。

 依命通達 町長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が町長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。

(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。

(6) 内部文 伺い、復命書、供覧、事務引継書等をいう。

(7) その他の公文書 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。

2 公文書書式については、別に定める。

(公文書の左横書き)

第4条 公文書は、原則として左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署で様式を縦書きと定められているもの

(3) 表彰文、儀式文その他町長が縦書きを適当と認めたもの

(公文書の処理及び取扱い)

第5条 公文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第6条 総務課長は、本庁及び出先機関における文書事務を総括する。

2 総務課長は、この規程に基づいて、文書事務が適正かつ速やかに処理されるよう、その指導及び改善に努めなければならない。

3 総務課長は、前項の指導及び改善のために必要であると認めるときは、各課の文書事務について調査することができる。

4 各課長は、本庁及び出先機関における文書事務が、この規程に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう努めなければならない。

(文書主任)

第7条 文書事務を適正かつ迅速に処理するため、各課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課の長が選任するものとする。

(文書主任の職務)

第8条 文書主任は、所属する課等において、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管、引継ぎ及び廃止に関すること。

(3) 文書管理システムの適正な運用に関すること。

(4) その他文書の取扱いに関すること。

(公文書の記号及び番号)

第9条 次の各号に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。ただし、公告、往復文書等で記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。

(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令には、町名を冠し、それぞれ総務課備付けの条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿、公告番号簿及び訓令番号簿(様式第1号)により番号を付ける。

(2) 達及び指令には、町名を冠し、総務課備付けの達番号簿及び指令番号簿(様式第2号)により番号を付ける。

(3) 通達文書及び往復文書には、町名及び課名の首字を付し、文書管理システムに登録することにより番号を付ける。

2 前項第1号に掲げる公文書の番号は、毎年1月1日に始まり同年12月31日に終わるものとし、同項第2号及び第3号に掲げる公文書の番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わるものとする。この場合において、番号は、その事件の完結するまで同一年度内は同一番号を使用し、往復の回数に従い順次支号を付けるものとする。

(公文書の記名)

第10条 公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては、町名)を用いるものとし、通達文、往復分等で軽易なものについては、副町長名を用いることができるものとする。この場合において、往復文等で特に軽易なものについては、課長名を用いることができるものとする。

(押印)

第11条 公文書には、芦北町公印規程(平成17年芦北町訓令第3号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、公印を省略することができる。この場合において、当該文書の発信者名の下には、必要に応じて公印省略と括弧書きで記入するものとする。

(1) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡

(2) 刊行物、資料等の送付文書

(3) 多量に配布するお知らせ文等

(4) 報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書

(5) 対内文書において、許可、認可、承認その他行政処分に関する文書以外のもの

(6) その他軽易な文書

3 公印の使用に当たって公印の保管者は、決裁文書と浄書した文書を審査した後、その承認を与えなければならない。

第2節 文書等の収受及び配布

(文書等の収受)

第12条 町役場に到達した文書、金券及び物品等は、総務課において収受する。ただし、成規、定例の証明書、申請書、届出等は、各課において収受することができる。

(文書等の取扱い)

第13条 総務課において収受した文書、金券及び物品等は、次によりこれを取り扱わなければならない。

(1) 普通文書は、総務課において、総務課付けの文書配布発送箱に入れて、主管課に配布する。主管課文書主任又は主務者は、配布を受けた文書の余白に受付日付印(様式第3号)を押し、文書管理システムに登録しなければならない。

(2) 親展文書は封のまま、町長あてのものは総務課長を経て町長に、その他のものはそれぞれあて名の者に認印を受けて、交付する。

(3) 不服申立て、訴訟その他収受の日時が権利の得失又は変更に関係を有する文書は、第1号に定める手続きのほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が押印し、その封皮を添付する。

(送料未納等の取扱い)

第14条 送料の未納又は不足の文書、物品等は、公務に関係あると認められるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(転送)

第15条 配布を受けた文書中その主管に属さないものがあるときは、その事由を付して課長検印の上、直ちに総務課長に返付しなければならない。

第3節 起案及び回議

(文書の処理)

第16条 文書主任は、文書の配布を受けたときは、直ちに主管課長又は主管係長を経て、自ら処理するものを除くほか、これを主務者に回付しなければならない。

2 文書の処理は、速やかにこれを行うものとし、期限のあるものでその期限内に処理を完了し難いときは、期限を予定し、上司の承認を受けなければならない。

第17条 文書の回議は、文書管理システムにより起案を行い、回議に付さなければならない。ただし、成規、定例あるもの又は軽易な事件は、回議の手続によらないで、その文書の余白に回議案を朱書きし、又は例文をもって決裁を受けるなど簡単な手続により処理することができる。

(起案の方法)

第18条 文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。

2 起案の具体的方法は、次に掲げるとおりとする。

(1) 使用する文字は、原則として明朝体又はゴシック体を用いるものとする。

(2) 文字サイズは、12ポイントを標準とし、記載される情報量に応じて10ポイントから14ポイントの範囲内で調整することができるものとする。

(3) 1ページ当たりの行数は、30行から40行程度とし、記載される情報量及び文字サイズにより、調整できるものとする。

(4) 1行当たりの文字数は、35字を標準とし、記載される情報量及び文字サイズに応じて調整できるものとする。

(5) 漢字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名は、送り仮名のつけ方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。

(6) 文書を訂正したときは、起案者は、訂正箇所に押印するものとする。

(7) 公文書の書式が定められているものは、これによるものとする。

(8) 必要により、簡単な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付するものとする。

(9) 電報案は、特に簡明にし、略号又は符号のあるものはこれを用い、案文に振り仮名及び余白に総字数を記載するものとする。

(10) 前各号に定めるもののほか、総務課長が特に必要と認めて示した事項

(決裁)

第19条 回議案は、それぞれ次に掲げる区分によって決裁を受けなければならない。

(1) 町長の決裁を受けるもの 「甲」

(2) 副町長限りで決裁するもの 「乙」

(3) 総務課長及び企画財政課長限りで決裁するもの 「丙」

(4) 主管課長限りで決裁するもの 「丁」

(5) 室長限りで決裁するもの 「室長」

2 回議中機密を要するもの又は重要なものは、課長又は係長若しくは起案者その他内容を説明できる職員が、自ら携帯して決裁を受けなければならない。

(回議の順序)

第20条 課長決裁の回議案は、関係課員に回議した後課長決裁を、その他の回議案は、関係課員及び課長に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。

(合議等)

第21条 他課の主管事務に関係ある回議案は、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。

2 合議又は回覧を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。

3 合議案に対し意見を異にするときは、その意見を添えて主管課に返付するか口頭により協議しなければならない。

4 合議案について協議の整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。

(起案文書の修正又は廃案)

第22条 起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案になったときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「要旨変更」若しくは「廃案」と朱書きし、回議又は合議した関係者に供覧若しくはその旨を通知しなければならない。

2 回議案について、決裁後その施行前に廃案又は要旨変更の必要を生じたときは、起案者は次の各号により処理しなければならない。

(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を廃案する伺いを新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「廃案」と朱書きして関係文書とともに保存する。

(2) 要旨変更を必要とする場合は、要旨変更の理由を付して当該回議案の要旨を変更する伺いを新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「要旨変更」と朱書きし、要旨変更の内容により施行する。

第4節 浄書及び発送

(浄書)

第23条 決裁文書で浄書を要するものは、主管課において浄書及び校合をしなければならない。

(法令等の審査)

第24条 条例、規則その他の法令に関する文書及び議会に関する文書の回議は、主管課長の決裁を受けた後、関係課の合議を経て、総務課文書法規係の審査を受けなければならない。

(発送文書)

第25条 発送文書は、主管課において発送し、又は直接交付することが適当であるものを除くほか、封入、包装その他発送に必要な処理を行い、全て総務課に回付し、総務課において発送する。

2 第11条第2項に規定する公印を押印しない文書については、文書管理システム、電子メール等により送信することができるものとする。

(回付)

第26条 郵送の文書及び物品は、別に定める時刻までに、総務課に回付しなければならない。ただし、急施を要するものについては、この限りでない。

(送達)

第27条 官公署に送達する文書及び物品は、主管課において整理し、送達する。

(行政区長への送達)

第28条 行政区長あての文書、物品及び広報誌、まちだより等の行政区長を通じて住民に送達しなければならない文書、物品は、別に定める日に宅配等により行政区長へ送達する。

2 前項の発送日以外の日に発送しなければならない文書、物品がある場合は、総務課長の承認を得て、特別の取扱いとして別な日に送達することができる。

3 主管課は、第1項の発送日に文書、物品を発送しようとするときは、発送日の前日の正午までに総務課に回付しなければならない。

(発送の取扱い)

第29条 発送文書は、別に定めのあるもののほか、郵便又は電信によるときは、郵便切手、はがき受払簿(様式第4号)に記載し、発送する。ただし、料金後納の場合は、郵便料金受払カード(様式第5号)、郵便料金受払日計表(様式第6号)を作成し、発送しなければならない。

(文書の日付)

第30条 文書の日付は、施行の日を用いなければならない。

(退庁時限後等の発送)

第31条 急を要する文書、物品で、退庁時限後又は休日に発送を要するときは、主管課において、浄書、校合の上、発送しなければならない。

第5節 文書の整理、編さん及び保存

(未完結文書の整理)

第32条 未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でも、その経過が分かるようにしておかなければならない。

(完結文書)

第33条 完結した文書は、別に定める文書分類表に従い主管課において編さんし、総務課が保存しなければならない。ただし、主管課において特に必要がある場合は、総務課の承認を得て主管課で保存することができる。

(文書の編さん)

第34条 文書は、文書管理システムに登録するとともに、次に従い編さんし、表紙に同システムで出力する簿冊名等を記載したラベルを貼付しなければならない。

(1) 文書は、第9条第2項第35条及び第36条の規定により編さんしなければならない。

(2) 文書は、おおむね10センチメートルを基準としてこれを編さんするものとし、紙数に応じて1年分を適宜分冊することができる。この場合において、分冊したものには、文冊数に従って番号を付けなければならない。

(文書の編さん区分)

第35条 文書の編さんは、次の各号のとおりとし、その保存期間に区分し、編さんして保存しなければならない。

(1) 第1種 30年保存

(2) 第2種 15年保存

(3) 第3種 10年保存

(4) 第4種 7年保存

(5) 第5種 5年保存

(6) 第6種 3年保存

(7) 第7種 1年保存

2 期間の算定については、その完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

3 各課長は、保存期間を超えて保存する必要が生じたときは、総務課長と協議の上、保存期間を変更することができる。

(保存期間)

第36条 各種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

第1種(30年保存)

(1) 条例、規則その他例規に関するもの

(2) 重要なる訓令、告示、指令、達及び通達

(3) 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの

(4) 議会の会議録、議決書等に関するもの

(5) 訴訟、不服申立て及び和解に関する重要なもの

(6) 事務引継に関するもの

(7) 職員の進退、賞罰に関するもの及び履歴書

(8) 調査統計、報告等で重要なもの

(9) 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

(10) 公有財産の設置、管理及び処分に関するもの

(11) 公営企業の管理運営の基本に関するもの

(12) 認可、許可及び契約に関する重要なもの

(13) 各種委員会、審議会等の委員、参与等の任免に関するもの

(14) 各種委員会、審議会等の議事録その他重要な資料

(15) 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの

(16) 基本的計画及び行政施策等で重要なもの

(17) 郷土誌の資料となるべきもの

(18) 表彰に関するもので重要なもの

(19) その他30年保存を必要と認めるもの

第2種(15年保存)

(1) 公的個人認証申請等に係るもの

(2) その他10年を超えて保存の必要なもの

第3種(10年保存)

(1) 議会に関するもの

(2) 財務に関するもの

(3) 原簿、台帳等

(4) 重要及び秘文書の収発に関するもの

(5) 統計調査及び証明等に関するもの

(6) 工事又は物品の契約に関するもの

(7) 予算及び決算に関するもの

(8) 職員の身分及び服務に関する軽易なもの

(9) その他7年を超えて保存の必要なもの

第4種(7年保存)

(1) 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第23条に係るもの

(2) その他5年を超えて保存の必要なもの

第5種(5年保存)

(1) 予算、決算又は財務に関するもので軽易なもの

(2) 税の賦課徴収に関するもの

(3) 官報及び県公報

(4) その他3年を超えて保存の必要なもの

第6種(3年保存)

(1) 文書の収発及び処置に関するもの

(2) 職員の勤務に関するもの

(3) 照会、回答その他の文書で軽易なもの

(4) 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの

(5) 消耗品等の受渡しに関するもの

(6) その他1年を超えて保存の必要なもの

第7種(1年保存)

(1) 調査、報告等で特に軽易なもの

(2) 処理を終わった一時限りの願書及びこれに関するもの

(3) 往復文書及び通知等で軽易なもの

(4) その他1年を超えて保存の必要を認めないもの

(完結文書の引継ぎ)

第37条 各課長は、第34条の規定により編さんした文書について、文書管理システムにより引継文書一覧表(以下この条において「一覧表」という。)を作成し、総務課長が指定する期日に、総務課長の引継確認又は保管承認を受けた上で、一覧表に基づき簿冊の引継ぎ、又は保管をしなければならない。

2 前項の規定により引継ぎの終わった文書は、文書管理システムの登録事項に従い、文書庫の指定された場所に保存しなければならない。

(保存文書の保管)

第38条 保存文書は、文書庫に所定期間保存し、総務課長が保管しなければならない。

2 係員以外の者は、総務課長の承認がなければ文書庫内に立ち入ってはならない。

第39条 各課長は、保管している行政文書を、組織としての管理が適正に行い得る専用の場所において、保管しなければならない。

2 各課長は、保管している重要な行政文書について、火災、盗難等の予防措置を講じなければならない。

(文書の借覧)

第40条 保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧証(様式第7号)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。

(文書の持ち出し又は閲覧の制限)

第41条 保存文書及び保管文書は、庁外に持ち出ししてはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

2 保存文書及び保管文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、芦北町情報公開条例(平成17年芦北町条例第187号)の規程に基づき開示決定された場合は、この限りでない。

(文書の廃棄)

第42条 保存期間の満了した文書は、総務課長が主管課長に合議し、その文書中、印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断した上、処分しなければならない。保存期間が満了しない文書のうち、総務課長又は主管課長において保存の必要がないと認めるものについても、同様とする。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日の前日までに、芦北町役場処務規程(平成17年芦北町訓令第1号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成22年10月26日訓令第7号)

この訓令は、平成22年11月1日から施行する。

附 則(平成25年12月27日訓令第4号)

この訓令は、平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成26年3月5日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月24日訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年4月1日訓令第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(令和2年4月1日訓令第4号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

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芦北町文書規程

平成21年3月26日 訓令第2号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成21年3月26日 訓令第2号
平成22年10月26日 訓令第7号
平成25年12月27日 訓令第4号
平成26年3月5日 訓令第1号
平成28年3月24日 訓令第1号
平成29年4月1日 訓令第4号
令和2年4月1日 訓令第4号