○芦北町個人情報保護事務取扱要領

平成17年3月31日

告示第167号

(趣旨)

第1条 この要領は、別に定めがある場合を除き、芦北町個人情報保護条例(平成17年芦北町条例第188号。以下「条例」という。)及び芦北町個人情報保護条例施行規則(平成17年芦北町規則第126号。以下「規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(窓口の設置)

第2条 個人情報の保護に関する事務を迅速かつ効率的に行うため、総務課に個人情報保護窓口(以下「窓口」という。)を設置する。

(窓口の所掌事務)

第3条 窓口で所掌する事務は次のとおりとする。

(1) 個人情報に係る相談及び案内に関すること。

(2) 個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求(以下「開示等請求」という。)に係る個人情報を保有するすべての実施機関の課等(以下「担当課」という。)との連絡調整に関すること。

(3) 開示等請求の受付に関すること。

(4) 開示等請求に係る決定通知書の送付に関すること。

(5) 個人情報の開示手続(閲覧、写しの交付)に関すること。

(6) 個人情報の開示に係る写し等の経費の徴収に関すること。

(7) 個人情報の開示等請求に係る決定に対する審査請求に関すること。

(8) 個人情報取扱事務届出書の整備に関すること。

(9) 個人情報の検索に必要な個人情報取扱事務目録(要領様式第1号。以下「目録」という。)の整備及び閲覧に関すること。

(10) 条例の運用状況の公表に関すること。

(11) 芦北町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(12) その他個人情報保護制度の推進に関すること。

(担当課の所掌事務)

第4条 担当課で所掌する事務は次のとおりとする。

(1) 保有する個人情報の保護に関すること。

(2) 担当課が行う個人情報の取扱いに係る相談に関すること。

(3) 開示等請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(4) 個人情報の開示等請求に係る決定及び通知に関すること。

(5) 個人情報の開示手続(閲覧、写しの交付)に関すること。

(6) 個人情報保護取扱事務の届出、変更及び廃止に関すること。

(7) 目録の整備に関すること。

(窓口での相談及び案内)

第5条 窓口における個人情報の保護に係る相談及び案内については、次に掲げるとおり行うものとする。

(1) 開示等請求をしようとするもの(以下「請求者」という。)が窓口に来訪したときは、窓口の職員は面談を行い、制度の内容、請求の方法等について説明を行うものとする。

(2) 請求者が求める情報については、請求の趣旨、内容を聴取し、当該情報に関係する担当課の職員と連携し、当該個人情報の特定など具体的に把握するものとする。

(3) 前号により把握した情報を開示する場合には、次のいずれかの方法により行うものとする。

 他の制度の利用

請求者が求める情報が、法令又は他の条例によって閲覧又は写しの交付が可能なものである場合は、条例は適用されないので、その旨を請求者に伝え、当該事務を所管する課等へ案内する。

 条例に基づく開示等の請求

条例第13条以下に従って、個人情報の事務を実施する。

(担当課での対応)

第6条 請求者が直接担当課へ来訪した場合は、前条第3号アの場合を除き、窓口へ案内するものとする。

(個人情報取扱事務の届出等)

第7条 条例第6条に規定する個人情報取扱事務(以下「事務」という。)の届出並びに公示及び閲覧の手続については、個人情報の収集を行う前に行うものとする。

2 事務の届出については、次のように行うものとする。

(1) 事務を開始しようとするときは、条例に定める取扱いに違反していないか確認し、窓口と事前に協議するものとする。

(2) 個人情報取扱事務届出書(規則第2条第2項様式第1号)は、協議後、担当課が作成し、窓口へ届け出るものとする。

3 事務を変更しようとするときは、総務課と事前に協議し、新たに変更後の個人情報取扱事務届出書を作成し、総務課へ届け出るものとする。

4 事務を廃止しようとするときは、次のように行うものとする。

(1) 個人情報取扱事務廃止届出書(規則第2条第3項様式第2号)を作成し、窓口へ届け出るものとする。

(2) 廃止した事務は、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料としての価値があるものは所管する機関へ引き渡し、その他のものは廃棄しなければならない。

5 事務の届出、変更又は廃止(以下「届出等」という。)については、次に掲げるとおり行うものとする。

(1) 窓口は、届出等があった場合には、内容等を確認し、不備があれば返却するものとする。

(2) 窓口は、事務の届出等があったときは、届出番号を付し、目録を整備し、公示するものとする。この場合、閲覧の手続も同時に行うものとする。

(個人情報の収集)

第8条 条例第7条に規定する個人情報の収集の手続は、第7条に規定する事務の届出等の手続の終了後、行うものとする。

2 本人からの個人情報の収集については、条例第7条第1項に規定する「目的を明確に」するとは、文書、告示、広報、申請書等への付記及び口頭等とし、当該事務の性質及び内容から判断し行うものとする。収集に際しては、目的のほか次の事項も明らかにする。

(1) 個人情報の収集に応じない場合のその不利益

(2) 目的外利用及び外部提供を予定しているときは、それらの事項

3 本人以外からの個人情報の収集については、条例第7条第2項の規定によるものとする。なお、本人の同意を得る方法は次のような例によるものとする。

(1) 必要な都度、該当者に通知し、本人が署名、記名押印等(以下「署名等」という。)をした同意書を得る。

(2) 申請、届出等の際に、本人の署名等をした同意書を得る。

(3) 申請書、届出書等に本人以外のものから収集を行うことについての同意欄を設け、本人の署名等を得る。

(4) 申請書、届出書等に本人以外のものから収集を行うことをあらかじめ記載しておき、申請書等の署名等により同意に代える。

(5) 受付窓口及び電話で、口頭により同意の意思を確認する。この場合は、同意を得た内容、年月日及び担当者等を記録する。

4 条例第7条第2項第6号の規定により芦北町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の意見を聴き、本人以外から収集するときの手続は次によるものとする。

(1) 収集しようとする担当課は、事前に窓口と収集しようとする個人情報について協議し、その結果、審査会への意見が必要であると判断された場合は、窓口へ諮問の依頼を行い、窓口は審査会へ諮問の手続を行うものとする。この場合、本人への通知についても併せて意見を聴くものとする。

(2) 審査会の答申は、十分尊重し、原則として審査会の意見に沿って処理を行うものとする。

(3) 前2号に基づき個人情報を収集したときの本人への通知は、個人情報収集通知書(規則第3条様式第3号)によって行うものとする。

(個人情報の目的外利用及び外部提供)

第9条 条例第8条の規定による事務の目的外利用及び外部提供(以下「目的外利用等」という。)を行おうとするときの本人の同意を得る手続は、前条第3項の例による。

2 新規又は変更して個人情報の目的外利用等をしようとするときは、窓口へ個人情報の目的外利用等届出書(要領様式第3号)を届け出るものとする。

3 条例第8条第1項第7号の規定による審査会の意見(要領様式第4号)を聴き、目的外利用等を行おうとするときの手続は、前条第4項の例による。

(電子計算機結合による外部提供)

第10条 電子計算機結合による外部提供の手続は、第8条第3項の例による。

2 条例第10条第2号の規定による審査会の意見(要領様式第5号)は、第8条第4項の例による。

(個人情報の適正な取扱い)

第11条 個人情報の取扱いについて、個人情報取扱責任者及び個人情報管理主任は、使用していないときは確実に保管するものとする。

(事務の委託に伴う措置等)

第12条 条例第12条第1項に規定する事務を委託するときの必要な措置は、次の各号に掲げる事項を契約書等に明記するものとする。

(1) 個人情報の漏えい等の防止に関する事項

(2) 秘密の保持に関する事項

(3) 再委託の禁止及び制限に関する事項

(4) 目的外利用及び外部提供の禁止に関する事項

(5) 複写及び複製の禁止に関する事項

(6) 事故発生時における報告事務に関する事項

(7) 提供資料の返還義務に関する事項

(8) 契約書等に定める事項に違反したときの契約解除及び損害賠償に関する事項

(9) その他必要な事項

(開示等請求の受付)

第13条 第5条の規定により請求者の求める個人情報が、条例の開示請求等の対象となる個人情報に該当することを個人情報取扱事務目録等で確認するものとする。

2 当該個人情報を保有していないこと若しくは不開示情報又は存否を明らかにしないことができる個人情報であることが、判明したときも受付を行うものとする。

3 開示等請求は、請求者が規則に規定する開示等請求書(以下「請求書」という。)に必要事項を記入し、窓口に提出することにより行うものとし、口頭及び電話での開示請求は認めないものとする。ただし、請求者が自ら請求書に記入することが困難な場合は、職員が代筆することによる請求も認めるものとする。

(本人及び代理人の確認)

第14条 条例第14条に規定する本人及び代理人の確認は、厳格に行うものとする。

2 本人の確認は、次の各号に掲げるもので行うものとする。

(1) 運転免許証、旅券(パスポート)、個人番号カード

(2) 国民健康保険被保険者証、国民年金手帳、年金証書、恩給証書、印鑑登録証明書及び印鑑等で総合的に判断して書類の所有者が本人であると判断できるもの

この場合において、本人以外の者でも取得できる戸籍謄本、住民票の写し及び課税証明等では判断しない。

3 代理人の確認は、代理人本人であることを確認し、代理権の確認は次の各号に掲げるもので行うものとする。

(1) 法定代理人が未成年者の親権者である場合は、戸籍謄本又は未成年者の戸籍抄本で確認する。(15歳以上の未成年者については、本人の権利利益の保護から本人の意思を尊重するものとし、原則として、本人が代理請求する意思があることを確認すること。)

(2) 法定代理人が成年被後見人である場合は、登記事項証明書等で確認する。

(3) 任意代理人の確認ついては、委任状又は代理人選任届等の代理権を有することを証する書類を提出させるほか、次の書類を提出させるものとする。

 身体の障害、病気等による場合は、本人が来庁し請求できないことを証する書類(身体障害者手帳の写し、医師の診断書等)

 その他特別な理由による場合は、その理由を具体的に明記した書類

(請求書の記入事項の確認等)

第15条 個人情報開示請求書(規則第6条第2項様式第5号)の記入事項の確認は、次のように行うものとする。

(1) 通知先が特定できるよう、請求者の住所及び氏名

(2) 連絡先は、迅速かつ確実に連絡が取れる電話番号が記入されていること。

(3) 請求者が代理人による開示請求の場合は、代理人の住所、氏名及び連絡先電話番号が併せて記入されていること。

(4) 開示請求する個人情報の記録内容欄には、特定した個人情報取扱事務の内容等が記入されていること。

(5) 開示の方法欄は、該当する□の欄に印すること。

(6) 代理人が請求する場合の本人の状況等欄は、請求する本人の状況が記入されていること。

(7) 本人等の確認欄は、受付時に窓口で確認し、該当する□の欄に印すること。

2 個人情報訂正請求書(規則第12条第2項様式第14号)の記入事項の確認は、前項に規定されているもののほか次の各号のように行うものとする。

(1) 訂正請求に係る個人情報の記録内容欄は、特定した個人情報取扱事務の内容等が記入されていること。

(2) 訂正を求める箇所及び内容欄は、訂正前の箇所及び内容並びに訂正後の箇所及び内容が正確に記入されていること。

(3) 訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料の提出又は提示を求めること。

3 個人情報利用停止請求書(規則第14条第2項様式第19号)の記入事項の確認は、第1項に規定されているもののほか次の各号のように行うものとする。

(1) 利用停止請求に係る個人情報の記録内容欄は、特定した個人情報取扱事務の内容等が記入されていること。

(2) 利用停止を求める理由欄は、その理由が具体的に明確に記入されていること。

4 請求書に空欄や意味不明な個所など不備な点があった場合は、請求者に対し補正を求めるものとする。

5 前4項の確認が完了したときは、受付印を押印し、窓口に備え付けの個人情報開示等請求受付簿(要領様式第6号。以下「受付簿」という。)から受付番号をとり、その番号を記入するとともに、担当課欄に実施機関、課名、係名及び内線番号を記入するものとする。この場合において、請求者に当該請求書の写しを一部交付し、併せて個人情報開示等請求者の方へ(要領様式第7号)により、請求者に説明するものとする。

(請求書の取扱)

第16条 受付した請求書は、一部複写した上、原本を担当課へ送付し、写しを窓口で保管するものとする。その際、必要事項を記入した個人情報開示等請求処理票(要領様式第8号。以下「処理票」という。)も併せて送付するものとする。

(開示決定等)

第17条 窓口より請求書が送付されたときは、担当課は当該請求書の内容を確認の上、開示請求にかかる個人情報を取り出し、速やかに開示決定等の検討を行うものとする。なお、当該請求書については、担当課で保管するものとする。

2 開示決定等の検討を行った結果、次の各号のいずれかに該当する場合は、担当課は開示しない旨の決定をすることができる。

(1) 開示請求に係る個人情報が、条例第2条第1号に規定する個人情報に該当しない場合

(2) 開示請求に係る個人情報が、条例第15条に規定する不開示情報に該当する場合

(3) 開示請求に係る個人情報が、条例第42条第1項に規定する他の法令等の規定により閲覧等の手続きが定められている個人情報に該当する場合

3 開示決定等の検討を行った結果、条例第17条に規定する個人情報である場合は、存否を明らかにしないで拒否する旨の決定をすることができる。

4 開示決定等の検討を行う場合、担当課は窓口と協議を重ねるとともに、当該開示請求に係る個人情報が他の課等と関連するものである場合は、意見を聴取し調整するものとする。

5 開示決定等は、開示請求があった日から15日以内に行うものとし、開示請求があった日とは、請求書を受け付けた日(受付印の日付)とする。この場合において、条例第14条第3項の規定により開示請求者に請求書の補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は開示決定等の期間には含まれない。

6 開示決定等をしたならば、担当課は窓口から送付された処理票に必要事項を記入して、窓口に返送するものとする。

7 開示決定等は、条例の趣旨に則り適正に行うものであるが、特に不開示決定については慎重に検討を行い、請求者から審査請求のないように不開示の理由を明確にしておくこと。

8 開示決定等は、原則として課長の専決事項とする。ただし、重要又は異例のものについては、上司の決裁を受けるものとする。

(開示決定等の期間の延長)

第18条 担当課は、次に掲げるやむを得ない理由があるときは、条例第18条第4項の規定により開示決定等の期間の延長をすることができる。なお、当該期間の延長は、必要最小限の期間とし、再延長は行わないものとする。

(1) 開示請求に係る公文書に第三者に関する個人情報が記録されており、条例第18条第5項に規定する第三者保護の手続きを採る等、慎重に開示決定等を行うべき場合

(2) 開示請求に係る公文書が複数の課等に関連するもので、その意見調整に相当の時間を要する場合

(3) 災害の発生等により著しく事務量が増大し、期間内に開示決定を行うのが困難な場合

(4) 年末年始又は祝日と重なり、期間内に開示決定等を行うのが困難な場合

2 開示決定等の期間の延長は、原則として課長が専決する。

(第三者保護に関する手続)

第19条 担当課は、開示請求に係る公文書に第三者に関する個人情報が記録されている場合、開示決定等の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第18条第5項の規定により、必要に応じて当該第三者から意見を聴取するものとする。ただし、この意見聴取は、当該第三者に対し開示決定等への同意を求めるものではなく、あくまでも参考意見として取り扱うものである。

2 担当課の第三者に対する意見の聴取は、次により行うものとする。

(1) 意見の聴取に当たっては、第三者に対して、当該第三者に関する情報が記録されている公文書について開示請求があったことを第三者個人情報の開示に係る意見照会書(により窓口を経由して通知(返信用も同封)し、併せて個人情報開示請求に対する意見書(規則第9条第3項様式第12号)により意見を求めるものとする。この場合、第三者に対し、一週間以内に意見を提出するよう協力を求めるものとする。

(2) 第三者から当該情報の開示に反対する意見書が提出された場合、担当課は開示決定をしたなら、第三者の個人情報の開示決定通知書(規則第9条第4項様式第13号)を作成の上、処理票にそれを添付し、窓口より第三者に送付するよう連絡調整するものとする。

3 担当課は、開示請求に係る公文書に第三者に係る個人情報が記録されている場合は、常に窓口と密接に連絡調整を行い、第三者の権利の保護に努めるものとする。

(開示決定等の通知)

第20条 担当課より処理票が送付された場合、窓口ではその内容を確認した後、規則第8条第2項の規定により請求者に通知するものとする。

2 前項各号の決定通知書は、以下のとおり作成するものとする。

(1) 開示請求に係る個人情報の記録内容欄には、開示請求に係る個人情報取扱事務名及び記録内容を正確に記入するものとする。

(2) 開示の方法欄は、該当する方法を記入するものとする。

(3) 個人情報開示請求の受付年月日及び受付番号欄には、受付簿を確認の上、記入するものとする。

(4) 開示の日時及び場所欄には、当該通知書が請求者の手元に到達するまでの期間を考慮し、到達予定日から数日後の通常の執務時間内を記入するものとする。この場合、総務課は、請求者や担当課と連絡調整を行い、できるだけ請求者の都合の良い日時に開示するように努めるものとする。

また、開示の場所には、窓口と担当課とで協議し、開示に都合の良い場所を記入するものとする。

(5) 不開示を決定した場合、開示の請求に係る個人情報の内容欄には、内容が判明しないように留意して記入するものとする。

(6) 開示することができない理由欄には、条例の根拠規定及び不開示の理由をできるだけ詳細に記入するものとする。

(7) 開示しないことに決定した部分の開示予定期日欄には、不開示決定の日から1年以内に不開示の理由が消滅し、当該個人情報を開示することができるようになる場合は、その期日を記入するものとする。なお、その期日を明示することができない場合は、この欄には斜線を引くこと。

(8) 事務担当欄には、当該個人情報を管理する担当課及び係の名称並び担当者名並びに電話番号(内線番号を含む。)を記入するものとする。

(9) 備考欄には、必要な事務連絡のほか、請求者が写しの交付を希望する場合は、写しの総枚数や写しの交付に必要な費用の額等を記入するものとする。

3 前条第2項第2号の規定により担当課から第三者の個人情報の開示決定通知書が送付された場合は、窓口は第1項に規定する各決定通知書とともに、第三者に送付するものとする。

4 第1項に規定する各決定通知書を請求者に送付する場合は、窓口は写しを1部保管するものとする。また郵送の方法は、配達証明付き郵便によるものとする。

(訂正決定等)

第21条 条例第23条に規定する訂正請求に対する決定等については、各号に掲げるもののほか、第17条の規定の例よる。

(1) 訂正の請求があった場合は、記載の内容を提出された資料等を用いて検討するものとする。

(2) 削除の請求があった場合は、条例第7条に違反して収集していないかを検討することとする。

(訂正請求に係る決定期間の延長)

第22条 第18条の規定は、条例第23条第5項の規定による訂正請求に係る決定期間の延長について準用する。

(訂正決定等の通知)

第23条 条例第23条の規定による請求者への通知は、規則第13条第1項の規定により通知するものとする。

2 第20条第2項の規定は、次の各号に掲げるもののほか、前項の通知について準用する。

(1) 訂正決定をした場合は、訂正の内容欄に、訂正前と訂正後を記入するものとする。

(2) 訂正年月日欄は、担当課で訂正を行い、窓口へ通知した日を記入することとする。

(3) 一部訂正を決定した場合は、一部訂正することができない理由欄に、法令等その他の理由を具体的に記入することとする。

(4) 不訂正決定をした場合は、訂正できない理由欄に、法令等その他の理由を具体的に記入することとする。

(利用停止決定等)

第24条 第17条の規定は、次の各号に掲げるもののほか、条例第25条に規定する訂正請求に対する決定等について準用する。

(1) 条例第8条第1項の規定に違反し、収集の目的の範囲を超えて利用され、又は実施機関以外のものに提供されていないかを確認すること。

(2) 条例第8条第1項の規定に違反し、例外的に目的外利用ができるときに該当しないのに、適用していないかを確認すること。

(利用停止請求に係る決定期間の延長)

第25条 第18条の規定は、条例第27条第4項の規定による訂正請求に係る決定期間の延長について準用する。

(利用停止決定等の通知)

第26条 条例第27条の規定による請求者への通知は、規則第15条第1項により通知するものとする。

2 第20条第2項は、次の各号に掲げるもののほか、前項の通知について準用する。

(1) 利用停止決定をした場合は、利用停止の内容欄に、その内容を記入するものとする。

(2) 利用停止年月日欄は、担当課で訂正を行い、窓口へ通知した日を記入することとする。

(3) 一部利用停止を決定した場合は、一部利用停止することができない理由欄に、法令等その他の理由を具体的に記入することとする。

(4) 不利用停止決定をした場合は、利用停止できない理由欄に、法令等その他の理由を具体的に記入することとする。

(個人情報の開示の実施)

第27条 個人情報の開示は、第20条第1項の決定通知書により通知した日時及び場所において実施するものとし、請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できない場合は、窓口は、請求者や担当課と協議の上、別の日時に変更して実施できるものとする。この場合、改めて請求者に対し日時変更の通知はしないものとするが、変更した日時を決定通知書の写しに記録しておくものとする。

2 担当課及び窓口の職員は、個人情報の開示の実施に際し、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 担当課の職員は、開示対象の個人情報又はその写し、説明に必要な資料等を、指定した日時及び場所に準備するものとし、請求者の求めに応じて説明を行うものとする。

(2) 窓口の職員は、請求者に対し開示の決定通知書の提示を求め、請求者本人又はその代理人であることを確認する。その際、請求者に対し、個人情報を閲覧する場合は、これを改ざんし、汚損し、又は破損することのないよう注意すること。

(3) 前項の規定に違反した場合は、公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

3 個人情報の記載された公文書の開示は、次のように行うものとする。

(1) 閲覧の場合は、原則として原本を閲覧に供する。ただし、汚損又は破損のおそれがあるときは、原本を複写したものを閲覧に供するものとする。

(2) 開示請求の当初、閲覧のみの希望であった請求者が閲覧当日に当該個人情報の写しの交付を求めた場合は、遅滞なく交付するものとし、その旨を処理票に記入しておくものとする。

(3) 写しの交付の場合において、写しの作成は担当課が行うものとする。この際、担当課の職員は請求者の意思を十分に汲み取り、写しの作成箇所及び枚数を把握するものとする。

(4) 個人情報の一部開示を行う場合は、不開示情報の部分を除いて行うものとする。

(手数料等の徴収)

第28条 個人情報の開示に関する手数料は、徴収しない。

2 個人情報の記載された公文書の写しの費用は、町長が別に定めるところによる。

(審査請求の受付等)

第29条 公文書の開示等請求に対する決定に対する行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求の受付の場所は、窓口とする。この場合において、審査請求は、同法第19条の規定により書面によることを要し、口頭又は電話による審査請求は認められない。

2 前項の書面は、個人情報保護審査請求書(規則第16条様式第24号。以下「審査請求書」という。)とし、窓口は、審査請求書の提出を受けたときは、行政不服審査法に基づき以下の事項を確認するものとする。

(1) 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

(2) 審査請求に係る処分

(3) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(4) 審査請求の趣旨及び理由

(5) 実施機関の教示の有無及びその内容

(6) 審査請求の年月日

(7) 審査請求人が法人その他の社団又は財団であるときは、その代表者又は管理人の氏名及び住所

(8) 審査請求人が総代を互選したときは、総代の氏名及び住所

(9) 審査請求人が代理人によって審査請求をするときは、代理人の氏名及び住所

(10) 審査請求人の押印があること。

(11) 代表者等の資格を証明する書面(法人登記簿の謄本又は抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人に係る委任状等)が添付されていること。

(12) 審査請求期間(開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内の期間)内の審査請求であること。

(13) 審査請求人に当事者適格があること(審査請求人が開示決定等の処分によって直接に自己の権利権益を侵害されたものであること)

3 窓口の職員は、審査請求書の内容に不備がある場合は、それが補正できるものであるときは、相当の期間を定めて審査請求人に対し個人情報審査請求書補正命令書(要領様式第9号)によって補正を命じるものとし、当該補正が完了した時点をもって受理するものとする。

4 前2項の確認及び補正が完了したならば、窓口の職員は受付印を押印し、個人情報審査請求受付簿(要領様式第10号。以下「審査請求受付簿」という。)から受付番号をとり、その番号を記入するとともに、当該審査請求受付簿に必要事項を記入するものとする。

5 窓口の職員は、当該審査請求書の写しを1部作成し、これを保管するとともに、原本を担当課に送付するものとする。その際、担当課へは個人情報審査請求処理票(要領様式第11号。以下「審査請求処理票」という。)を併せて送付するものとする。

(審査請求に対する裁決等)

第30条 担当課は、窓口より審査請求書が送付された場合、直ちに当該審査請求の対象となった開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等について再検討を行うものとする。

2 担当課は、審査請求が次のいずれかに該当するときは、窓口と協議の上、当該審査請求について却下の裁決を行い、審査請求処理票に必要事項を記入し、窓口に返送するものとする。この場合は、審査会には諮問しないものとする。

(1) 審査請求が不適法であり、かつ、補正が不能であるとき。

(2) 補正命令に応じなかったとき。

(3) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。

3 担当課は、再検討を行った結果、審査請求を認容し、当該審査請求に係る個人情報の全部を開示するとき(当該開示決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)若しくは全部を訂正するとき又は全部を利用停止するときは、窓口及び関係各課と協議の上、審査会に諮問することなく当該裁決を行うことができる。この場合、担当課は審査請求処理票に必要事項を記入し、窓口に返送するものとする。

4 窓口は、前2項により担当課から審査請求処理票が送付された場合、規則第18条に規定する審査請求裁決通知書(様式第26号)を作成し、当該裁決書の謄本を配達証明付き郵便で審査請求人に送付するものとする。

(審査会への諮問等)

第31条 窓口は、前条第2項及び第3項に該当する場合を除き、審査請求が行われたときは、担当課と連絡調整の上、個人情報審査諮問書(様式第12号)に次に掲げる書類を添えて審査会に諮問するものとする。

(1) 審査請求書及びその添付書類の写し

(2) 請求書の写し

(3) 決定通知書の写し

(4) その他審査に必要な書類

2 窓口は、前項の規定による諮問を行ったときは、次に掲げるものに対し規則第17条に規定する個人情報保護審査会諮問通知書(様式第25号)により審査会に諮問したことを通知しなければならない。

(1) 審査請求人

(2) 参加人

(3) 請求者

(4) 当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者

3 担当課は、審査会から条例第32条の規定により開示決定等に係る個人情報の記載された公文書の提示及び分類又は整理した資料並びに意見書の提出を求められたときは、速やかにこれに応じるものとする。

(審査会の答申及び審査請求に対する裁決)

第32条 審査会から答申があった場合は、窓口は答申書の写しを1部作成し、それを保管した上、当該答申書を担当課に送付するものとする。

2 窓口と担当課は、審査会から答申があった場合、当該答申を十分に尊重した上で協議を行い、審査請求に対する裁決を行うものとする。その場合、窓口は直ちに裁決書の謄本を配達証明付き郵便で審査請求人及び参加人に送付するとともに、必要事項を審査請求処理票に記入するものとする。

(審査請求に対する裁決)

第33条 窓口は、審査請求に対する裁決が行われた場合は、速やかに当該裁決に基づいた開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等を行い、それぞれ第20条第1項第23条第1項及び第26条第1項に規定する決定通知書により請求者に通知するものとする。

(目録の作成)

第34条 窓口に備え付ける目録は、年度ごとに担当課で作成し、窓口で取りまとめて備え付けるものとする。

(雑則)

第35条 この要領に定めるもののほか、個人情報保護事務の取扱いに関し必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この要領は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成27年12月28日告示第96号)

この要領は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日(平成28年1月1日)から施行する。

附 則(平成28年3月31日告示第45号)

この要領は、平成28年4月1日から施行する。

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芦北町個人情報保護事務取扱要領

平成17年3月31日 告示第167号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成17年3月31日 告示第167号
平成27年12月28日 告示第96号
平成28年3月31日 告示第45号