○芦北町戸籍事務を処理する電子情報処理組織の運営に係るデータ保護管理規則

平成17年1月1日

規則第14号

(趣旨)

第1条 この規則は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍総合システム」という。)に係る戸籍及び除籍・改製原戸籍のデータの保全並びに保護に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍及び除籍・改製原戸籍に関する磁気情報をいう。

(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスクその他の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。

(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書コード一覧表の戸籍総合システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(事務処理の範囲)

第3条 戸籍総合システムにより処理する事務の範囲は、次に掲げるものをいう。

(1) 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録

(2) 受付帳の調製

(3) 記録事項証明書の発行

(4) 戸籍に関する統計事務及び戸籍の附票システム

(5) 人口動態統計システム及び戸籍データを提供する戸籍関連事務

(保護管理者の設置)

第4条 戸籍データ、戸籍総合システムのプログラム及びドキュメントを最新の状態に維持するため的確に管理し、その保護に万全を期すため、住民生活課に保護管理者を置く。

2 保護管理者は、住民生活課長をもって充てる。

(戸籍データ及びプログラムの管理)

第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器の運用状況について常に把握し、その管理の適正を図ること。

(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的又は随時点検を行うこと。

2 保護管理者は、戸籍総合システムの、プログラムの障害の有無について定期的又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。

(ファイル、出力帳票の保管及び廃棄)

第6条 保護管理者は、ファイル、出力帳票の保管及び廃棄について、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠できる耐火性書庫に保管すること。

(2) ファイル、出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録することによって適正に管理すること。

(3) ファイル及び出力帳票の廃棄に当たっては、焼却、裁断等の復元できない方法によって確実に処分すること。

(ドキュメントの管理)

第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。

(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適正に処分すること。

2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。

(端末装置管理者の指定等)

第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。

2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、端末装置の操作者(以下「操作者」という。)を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。

4 操作者は、磁気戸籍データ記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。

(パスワードの管理)

第9条 保護管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、定期的又は随時パスワードの更新を行うなど厳重に管理しなければならない。

(パスワードの秘匿)

第10条 操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。

2 操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。

(指導研修)

第11条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。

(操作教育)

第12条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。

附 則

この規則は、平成17年1月1日から施行する。

戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等の管理一覧

項目

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバー

保護管理者

・施錠できる保管庫

戸籍用サーバーは施錠(二重の施錠)の可能な保管庫内にて管理し、保管庫の鍵は施錠の可能な金庫で管理する。

・パスワードによる起動

戸籍用サーバーを起動する者は、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。

・使用記録リスト

使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠の可能な耐火性書庫で管理する。

戸籍用クライアント

保護管理者

・パスワードによる起動

戸籍用クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。

・使用記録リスト

使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠の可能な耐火性書庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

・バックアップ記録リスト

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる耐火性書庫で管理する。

「戸籍情報システム」のプログラム

保護管理者

・複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。

芦北町戸籍事務を処理する電子情報処理組織の運営に係るデータ保護管理規則

平成17年1月1日 規則第14号

(平成17年1月1日施行)